e-Factura pentru magazinul online: ce poate face magazinul singur

Ce spune legea, pe scurt

Regulile de mai jos sunt cele în vigoare în octombrie 2026:

• din 1 ianuarie 2025, facturile emise către persoane fizice se transmit în RO e-Factura, ca și cele între firme, dacă locul livrării este în România;
• din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emitere; nu se numără ziua emiterii și nici sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale;
• nu există un prag de valoare: se transmite orice factură, oricât de mică;
• bonul fiscal nu se transmite, dar dacă un client cere factură pentru un bon, factura aceea se transmite;
• CNP-ul clientului este opțional: dacă nu îl ai, în fișierul XML se trec 13 cifre de zero, iar factura nu se condiționează de CNP;
• facturile storno, de la retururi, se transmit și ele.

Amenzile pentru netransmiterea la termen sunt între 1.000 și 2.500 de lei pentru firmele mici, între 2.500 și 5.000 de lei pentru cele mijlocii și între 5.000 și 10.000 de lei pentru contribuabilii mari.

Ce trebuie să se întâmple la fiecare comandă

Pentru o comandă facturată, drumul complet are șase pași, și toți pot rula singuri:

1. Factura se emite din comandă, cu datele introduse deja de client: nume, adresă, produse, transport, reduceri și TVA. Nimeni nu le copiază.
2. Fișierul XML se generează în formatul cerut de RO e-Factura și trece prin validarea ANAF înainte de trimitere.
3. Factura pleacă în SPV, iar sistemul îi urmărește starea până la răspunsul final: acceptată sau respinsă.
4. Clientul primește factura pe e-mail, ca PDF.
5. O factură respinsă ajunge la un om în aceeași zi, cu motivul explicat în limbaj obișnuit, cât încă e timp în cele 5 zile lucrătoare.
6. XML-ul semnat se păstrează lângă comandă și factură, exact cum a venit din SPV.

Ce nu trebuie să se întâmple niciodată: aceeași factură trimisă de două ori în SPV, sau o factură considerată trimisă, deși n-a ajuns acolo.

Cum se face un retur în e-Factura?

Un retur înseamnă o factură storno, legată de factura inițială, care se transmite și ea în SPV. Dacă returul se înregistrează în magazin, storno-ul ar trebui să plece tot de acolo, fără să-l refacă cineva în alt program.

O factură ajunsă la client prin SPV nu se mai poate retrage; se corectează prin documentele prevăzute de lege. Așa că o comandă anulată după facturare se închide cu o factură storno, iar una anulată înainte de facturare nu ajunge deloc în SPV.

Ce rămâne pentru un om

Excepțiile, adunate într-un raport de dimineață:

• facturile respinse, cu motivul;
• facturile care nu au primit încă un răspuns final;
• comenzile livrate care nu au încă factură;
• retururile care nu au încă factură storno.

Dacă raportul e gol, în ziua aceea nu ai nimic de făcut pentru SPV.

Unde se face legătura

Depinde unde se emite factura acum:

• în magazin, dacă magazinul emite facturile: îl legăm direct de SPV;
• în programul de facturare, dacă folosești deja unul: îl legăm de magazin, ca factura să plece din comandă și retururile să producă storno;
• în ERP, dacă stocul și contabilitatea sunt acolo: comanda din magazin ajunge în ERP, iar factura pleacă de acolo.

Partea tehnică a trimiterii (validarea, stările, ce se întâmplă cu o factură „în prelucrare”) e în articolul Integrarea cu ANAF, gata de producție. Pentru stocurile și prețurile din magazin, vezi Sincronizarea care nu minte.

Șapte întrebări pentru magazinul tău

1. Factura se emite din comandă, fără să copiezi nimic?
2. Ce se întâmplă cu factura dacă SPV-ul nu răspunde în momentul trimiterii?
3. Poate aceeași factură să ajungă de două ori în SPV?
4. Cine află că o factură a fost respinsă, și cât de repede?
5. Un retur produce singur factura storno, legată de factura inițială?
6. Unde se păstrează XML-ul semnat?
7. Primești dimineața lista cu ce n-a plecat sau a fost respins?

Unde răspunsul e „nu” sau „nu știu”, acolo merită automatizat.