Articolul este disponibil doar în limba română.
Cum arată azi, în multe firme
Facturile de la furnizorii din România vin prin SPV, ca fișiere XML. În multe firme, drumul lor arată așa: cineva intră în SPV cu certificatul digital, descarcă arhivele una câte una, le transformă în PDF ca să le poată citi și apoi le introduce, linie cu linie, în programul de contabilitate sau în ERP.
Pe drumul ăsta se pierd lucruri:
- accesul depinde de certificatul unui singur om, iar când omul lipsește, nu se descarcă nimic;
- SPV-ul nu știe ce ai introdus deja în program, așa că o factură poate intra de două ori sau deloc;
- datele se tastează din nou, deși sunt deja în fișierul XML: furnizorul, codurile, cantitățile și prețurile;
- fișierul XML semnat ajunge într-un folder oarecare sau nu ajunge nicăieri.
Mai e o problemă, mai puțin vizibilă: SPV-ul nu ține facturile la nesfârșit.
Cât timp stau facturile în SPV?
60 de zile de la publicarea în sistem. Procedura RO e-Factura, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1365/2021, spune că fișierele XML ale facturilor și mesajele de eroare se pot descărca 60 de zile, iar după aceea sunt arhivate electronic și eliberate la cerere.
Cele 60 de zile curg de la publicarea în SPV, nu de la data de pe factură și nici de la prima ta descărcare.
Aceeași procedură mai spune două lucruri utile:
- factura se consideră comunicată în ziua în care devine disponibilă pentru descărcare în SPV, chiar dacă n-a deschis-o nimeni;
- pentru facturile nedescărcate, SPV-ul trimite a doua zi o notificare pe e-mail, la adresa completată în SPV, dacă ai ales această opțiune. E-mailul te anunță, dar nu descarcă nimic în locul tău.
Cum se preiau automat facturile din SPV?
Ministerul Finanțelor pune la dispoziție servicii web prin care un program poate citi SPV-ul în locul unui om. Pe ele construim preluarea, în șase pași:
- Autorizarea, o singură dată: persoana cu certificatul digital și drepturi în SPV pentru firmă autorizează aplicația. De atunci nu mai trebuie să intre zilnic în SPV. Autorizarea se reînnoiește o dată pe an, iar sistemul te anunță cu câteva săptămâni înainte.
- Citirea, în fiecare zi: la ora stabilită, sistemul ia lista mesajelor noi din SPV și descarcă doar facturile pe care nu le are deja. Dacă o citire nu reușește, cineva află în aceeași zi.
- Originalul, păstrat neschimbat: factura originală este fișierul XML cu semnătura Ministerului Finanțelor, nu PDF-ul. Îl păstrăm exact cum a venit, lângă factura din program, iar pentru cine vrea s-o citească facem din el un PDF.
- Potrivirea: furnizorul se găsește după CUI, iar liniile după codul produsului. Un furnizor nou se completează după CUI, din datele publice ale firmei.
- Lista de verificat: ce nu se potrivește, de exemplu un cod de produs pe care programul nu-l cunoaște, ajunge într-o listă pentru un om, nu într-o factură greșită.
- Raportul de dimineață: ce facturi au intrat, ce așteaptă verificare și dacă citirea din SPV a mers.
Pe scurt:
| Pas | De mână | Automat |
|---|---|---|
| Intrarea în SPV | de fiecare dată, cu certificatul | o autorizare pe an |
| Descărcarea | arhivă cu arhivă | zilnic, la ora stabilită, fără dubluri |
| Introducerea în program | linie cu linie | furnizor după CUI, linii după cod |
| XML-ul semnat | unde îl salvează fiecare | neschimbat, lângă factură |
| Ce a scăpat | afli când lipsește ceva | apare în raportul de dimineață |
Unde ajung facturile
Depinde de programele pe care le folosești deja:
- în ERP, ca facturi de furnizor gata de validat;
- în programul de contabilitate, printr-un export în formatul pe care îl citește;
- în amândouă, dacă ții stocurile într-un program și contabilitatea în altul.
În ERP-ul de transport pe care îl dezvoltăm și îl întreținem, facturile de la furnizori vin prin e-Factura, iar contabilitatea le primește printr-un export pentru Saga.
Dacă folosești Odoo Community, preluarea din SPV există deja ca modul open-source; noi o configurăm și o legăm de fluxul firmei. Detaliile sunt în articolul ERP pe Odoo Community pentru firme din România.
Ce rămâne pentru un om
Excepțiile: un produs pe care programul nu-l recunoaște, o linie care nu se potrivește, un furnizor nou cu date incomplete. Restul intră singur.
Aprobarea rămâne la cine o face și acum. Cine validează facturile de furnizor le validează în continuare, doar că nu le mai tastează.
Pentru facturile din SPV nu e nevoie de AI: ele vin deja ca date structurate. Folosim AI pentru facturile care nu trec prin SPV, de exemplu PDF-urile de la furnizorii din străinătate, pe care le citim și le transformăm în date. Și acolo, regulile verifică ce a citit AI-ul înainte să intre ceva în program.
Ce faci cu facturile mai vechi de 60 de zile?
Le ceri la ANAF, care le eliberează la cerere, sau îi ceri furnizorului să-ți trimită din nou fișierul XML.
Din lista din SPV nu le mai poți lua: ce a ieșit din fereastra de 60 de zile nu mai apare acolo. De aceea, la pornire, preluarea automată ia tot ce e încă în fereastră, iar facturile mai vechi se completează o singură dată.
Partea tehnică (autorizarea, stările unei facturi, serviciile web) e în articolul Integrarea cu ANAF, gata de producție.
Vrei asta în firma ta?
La auditul digital gratuit ne uităm cum lucrează firma ta acum și îți spunem ce se poate automatiza, cu sau fără AI, și cât costă.