Articolul este disponibil doar în limba română.
Ce cere legea?
Inventarierea cel puțin o dată în fiecare exercițiu financiar. Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 7) obligă firmele să inventarieze activele, datoriile și capitalurile proprii la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar și la fuziune sau încetarea activității.
Cum se face o spun normele aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2861/2009: de regulă la încheierea exercițiului financiar, de o comisie de inventariere numită în scris, după o procedură internă aprobată de administrator. Rezultatele ajung în registrul-inventar.
Partea contabilă o stabilește contabilul tău. Mai jos e partea de organizare, unde un ERP face diferența.
Ce pregătești înainte de numărare?
- toate documentele perioadei sunt în ERP: recepții, transferuri, livrări și retururi, nimic „de introdus mâine”;
- împarți depozitul pe zone și stabilești cine numără fiecare zonă;
- oprești mișcările de stoc în zona care se numără sau notezi exact ce intră și ce iese cât timp se numără;
- scoți din ERP listele de numărare pe zone, fără cantitățile din program, ca să nu influențeze pe nimeni.
Cum numeri?
- cu un cititor de coduri de bare sau cu telefonul, direct în ERP, nu pe hârtie tastată apoi;
- o zonă numărată se închide și nu se mai atinge;
- produsele fără cod sau cu eticheta greșită se notează separat, nu se ghicesc.
Ce faci cu diferențele?
- ERP-ul compară cantitatea numărată cu cea din program și arată diferența, în bucăți și în lei.
- Diferențele mari se renumără, de preferat de altă echipă.
- Comisia propune cum se tratează diferențele, iar contabilul le înregistrează. Stocul nu se corectează direct în program, fără document.
Ce se strică de obicei?
- numărătoarea pe hârtie, tastată apoi în grabă;
- mișcările de stoc din timpul numărării, pe care nu le notează nimeni;
- aceeași persoană numără și verifică;
- diferențele „reparate” direct în program, fără proces-verbal.
Ce câștigi?
Stocul din program devine cel real, iar în ianuarie comenzile, prețurile și rapoartele pornesc de la cifre corecte.
Dacă stocul îl ții acum în Excel, citește și Când nu mai ajunge Excelul. Dacă te gândești la un ERP, vezi ERP pe Odoo Community pentru firme din România.
Vrei asta în firma ta?
La auditul digital gratuit ne uităm cum lucrează firma ta acum și îți spunem ce se poate automatiza, cu sau fără AI, și cât costă.