Articolul este disponibil doar în limba română.
Excelul nu e problema
Aproape orice firmă pornește cu Excel, și pe bună dreptate: e flexibil, îl știe toată lumea și nu cere niciun program nou. Problemele apar când firma crește și foile ajung să țină locul unui sistem: mai mulți oameni, mai multe fișiere și aceleași date copiate în mai multe locuri.
Șapte semne
- Aceleași date se introduc de mai multe ori: comanda în Excel, apoi în programul de facturare, apoi în evidența stocului.
- Nu știi stocul fără să întrebi pe cineva, sau răspunsul depinde de fișierul pe care îl deschizi.
- Există „fișierul bun”: un singur om știe care e versiunea corectă, iar când lipsește, lucrul se oprește.
- Rapoartele se fac de mână: ca să afli vânzările, marjele sau încasările, cineva adună date din mai multe foi.
- Greșelile se găsesc târziu: o formulă ștearsă, un rând copiat greșit sau un preț vechi ies la iveală abia la inventar sau la client.
- Nu afli cine a schimbat o cifră, și nici când.
- Facturile, stocul și contabilitatea nu se potrivesc la final de lună, iar diferențele se caută de mână.
Dacă te-ai recunoscut în mai multe dintre ele, merită o discuție.
Ce face, de fapt, un ERP?
Un ERP ține într-un singur loc datele pe care acum le copiezi între fișiere: clienți, produse, comenzi, stocuri, facturi și plăți. Fiecare informație se introduce o dată și ajunge singură unde e nevoie de ea:
- comanda scade stocul și devine factură;
- factura pleacă în SPV, iar cea de la furnizor intră din SPV, fără descărcări de mână (am scris despre asta în Facturile de la furnizori, din SPV direct în contabilitate);
- plățile din extrasul băncii se potrivesc cu facturile;
- fiecare om vede ce îi trebuie, cu drepturile lui, iar fiecare modificare rămâne în jurnal.
Renunți la Excel?
Nu. Îl folosești în continuare pentru ce face bine: analize, simulări, calcule de o zi. Diferența e că datele vin din ERP, nu se țin în foi, iar orice raport se poate exporta în Excel când ai nevoie.
Cum treci la un ERP fără să oprești lucrul?
- Auditul: ne uităm cum lucrează firma acum, ce fișiere există și cine le folosește.
- Datele: clienții, produsele și stocurile din Excel se curăță de dubluri și se importă.
- Pe rând, nu tot odată: pornim cu partea care doare cel mai tare, de exemplu comenzile, stocul și facturarea, și adăugăm restul pe etape.
- Instruirea: fiecare om învață partea lui din sistem, pe datele firmei.
Implementarea are preț fix, stabilit după audit, și se plătește pe etape: fiecare etapă o aprobi înainte să o plătești.
Ce ERP alegi?
Pentru multe firme, Odoo Community cu localizarea românească acoperă fluxul, fără licențe pe utilizator. Detaliile sunt în articolul ERP pe Odoo Community pentru firme din România.
Când fluxul firmei nu încape într-un ERP standard, construim unul la comandă. Un exemplu: ERP-ul de transport și logistică cu 12 module pe care îl dezvoltăm și îl întreținem, folosit zilnic de dispeceri, contabilitate, șoferi și atelier.
Odoo este marcă înregistrată a Odoo S.A. iTailors implementează Odoo Community și nu este partener oficial Odoo S.A.
Vrei asta în firma ta?
La auditul digital gratuit ne uităm cum lucrează firma ta acum și îți spunem ce se poate automatiza, cu sau fără AI, și cât costă.